что делает материально ответственное лицо
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «что делает материально ответственное лицо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Собственно, любой сотрудник компании/фирмы может быть лицом материально ответственным, то есть иметь дело с предметами (это могут быть деньги, документы, офисная техника, товары и многое другое), составляющие некую ценность для предприятия, на благо которого он трудится.
Процедура назначения материально-ответственного лица (сокращенное наименование – МОЛ) фиксируется Постановлением Минтруда №85 от 31-го декабря 2002-го года.
За ее регулирование также отвечает Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК). Специальности либо должности данных сотрудников должны иметь прямую связь с работой с материальными ценностями.
Это условие относится к разряду обязательных для назначения сотрудника материально-ответственным лицом.
Чтобы назначить материально-ответственным лицом, нужно выяснить, входит ли должность работника в Перечень, который утвердило Постановление №85 от 21.12.2002.
Этот документ состоит из исчерпывающего списка профессий и выступает в роли основания для подписания соглашений о полной материальной ответственности.
Например, заключение этого соглашения закрепляет Закон для должностей: кассира, водителя, кладовщика и так далее. Перечень состоит из работ, затрагивающих хранение, транспортировку, отпуск ТМЦ на складских помещениях, кладовках, и других идентичных офисах.
Исходя из положений 277 статьи ТК РФ, наложение полной материальной ответственности осуществляется на руководителя организации. Статья 243 ТК РФ, положение 7, сообщает об установлении ответственности конкретно положениями трудового соглашения.
В его заключении принимают участие главный бухгалтер организации и заместители начальника того или иного предприятия. Причиненный ущерб в таких случаях возмещается полностью.
Отрезки времени не фиксируются законодательными положениями Российской Федерации столь строго, но, если на работу берут материально-ответственное лицо, лучше все же зафиксировать процесс мгновенно – еще в момент приема на рабочее место.
Несовершеннолетние работники несут полную материальную ответственность исключительно при возникновении ситуаций, прописанных в статье 283-й Трудового Кодекса РФ, если при нанесении ущерба имели место такие факторы:
- Были совершены умышленные действия (либо отмечалось бездействие).
- Были совершены действия противоправного характера (человек что-то украл, поджог существующее имущество).
- Если работник совершил административный проступок (все нормы определяются КОАП РФ).
- Если работник находился под воздействием алкоголя, наркотиков, психотропных веществ.
В целом, если учитывать все законодательные положения, назначить материально-ответственное лицо не так уж и сложно. Главное – придерживаться определенного распорядка (то есть, действовать «шаг за шагом»).
Определяем все случаи материальной ответственности
Независимо от того, является ли работник материально ответственным лицом или нет, независимо от размера ущерба он будет нести материальную ответственность только в случаях, когда:
- работнику ценности передавались и он их получал;
- факт утраты ценностей установлен в предусмотренном законом порядке;
- в ходе расследования установлено наличие вины работника в утрате материальных ценностей (ст. 233 и 248 ТК РФ);
- не имеется обстоятельств, названных в ст. 239 ТК РФ, как исключающих материальную ответственность работника. К таким обстоятельствам относятся: непреодолимая сила, нормальный хозяйственный риск, крайняя необходимость или необходимая оборона, неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику;
- работодатель принял решение о взыскании с работника ущерба. Факт наступления у предприятия материального ущерба вовсе не означает автоматически следующего за этим взыскания для работника. Ведь ст. 240 ТК РФ предусмотрено право работодателя отказаться от взыскания ущерба с работника;
- не истек срок исковой давности по взысканиям. Закон ограничил право работодателя на взыскание небольшими сроками: для взыскания суммы в размере, не превышающем среднего заработка по распоряжению работодателя, – один месяц (ст. 248 ТК РФ); для взыскания в судебном порядке – один год со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Ответственные лица организации должны:
- оберегать собственность организации, предотвращать ее порчу;
- вовремя информировать руководство об угрозе порчи;
- осуществлять учет ценностей и заниматься составлением отчетов;
- участвовать в проверке наличия имущества, его состояния.
При этом администрация должна:
- обеспечить требуемую среду для труда сотрудника, сохранения собственности;
- знакомить сотрудника с законами, постановлениями, иными документами, касающимися материальной ответственности, локальными актами;
- осуществлять проверку наличия имущества, его состояния.
Когда работник освобождается от ответственности
Если ущерб, возник по причинам:
- наводнения, урагана, землетрясения другого стихийного бедствия, военных действий;
- при угрозе жизни сотрудника, других граждан, государству, и эту опасность устранить отличающимся способом было невозможно;
- обороны, если такая оборона была необходима;
- естественного риска, когда задачи невозможно выполнить другим способом, трудящийся действовал согласно накопленному обществом опыту и знаниям, исполнял обязанности, как требуется;
- руководство не создало требуемые условия хранения.
Чем я рискую, если подпишу на работе договор о полной материальной ответственности?
Три года работаю менеджером по логистике. Занимаюсь закупкой запчастей, складываю их в шкафы, выдаю инженерам на ремонт. Эти функции выполняю один, то есть, когда я ухожу в отпуск или на больничный, подмены нет.
Работодатель предложил подписать договор о полной материальной ответственности, причем задним числом — с даты устройства на работу. Говорят, что это для налоговой: грядет проверка, а у нас нет материально ответственного лица. Хотелось бы им верить и помочь, но терзают смутные сомнения.
Расскажите, на какие риски я себя обрекаю, если подпишу этот договор. Ведь, когда меня не будет, на склад может зайти любой, взять оттуда запчасть и не провести в «1С» или провести неверно. Как потом разбираться?
Вас не зря терзают сомнения. По закону заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности можно, но только с некоторыми категориями работников. Указывать в таком договоре, что он подписан еще три года назад, работодатель не вправе.
Когда работник подписывает договор, то берет на себя обязательство компенсировать весь объем недостачи вверенного ему имущества. Вы пишете, что доступ к запчастям есть у всех остальных сотрудников. В таком случае лучше заранее обсудить с руководством, как вы будете отвечать за это имущество. Вот на что следует обратить внимание.
Как обеспечить сохранность имущества
Если работодатель возлагает на вас ответственность за какое-то имущество, то должен организовать систему его учета. Иначе будет неясно, за что вы отвечаете.
Если работодатель не создал надежные условия хранения имущества, работник должен проявить инициативу сам.
Для начала можно просто переговорить с руководством. Можете сказать: «Я не отказываюсь нести ответственность, но в таком случае нам надо все правильно оформить. При хранении запчастей могут произойти разные ситуации, и, чтобы избежать споров, лучше заранее все прописать на бумаге».
Обычно это выглядит так. Работник принимает запчасти по накладной и вносит сведения о них в «1С». При необходимости инженер получает у бухгалтера три экземпляра требования-накладной на выдачу конкретных запчастей, несет на склад, и ему выдают запчасти. На документе остаются подписи работника склада и инженера: «Получил» и «Отпустил». Один экземпляр накладной остается у инженера, второй — у кладовщика, третий возвращается в бухгалтерию.
Перед отпуском попросите руководителя проверить наличие запчастей на складе — такая процедура называется инвентаризацией. Результаты инвентаризации зафиксируйте в акте. По-хорошему на время вашего отсутствия работодатель должен назначить другого ответственного за запчасти. Им может быть сам директор. Для вас главное — зафиксировать, что перед отпуском запчасти были в наличии. После отпуска попросите незамедлительно провести повторную инвентаризацию, чтобы сравнить, сколько запчастей было и сколько осталось.
Бывает, что ответственный сотрудник не может выйти на работу, например, из-за болезни. В таких случаях провести плановую инвентаризацию не получится, поэтому могут быть и другие решения. Например, ключ от склада есть только у ответственного лица, а запасной ключ хранится в запечатанном конверте. При экстренной необходимости конверт вскрывается, что фиксируется актом.
Важно прописать порядок учета вверенного вам имущества в локальном акте работодателя, например в положении о порядке хранения запчастей. Попросите, чтобы вам выдали заверенную копию такого положения. Вы принимаете на себя полную материальную ответственность и имеете право на то, чтобы запчасти учитывались и хранились надлежащим образом.
Если работодатель отказывается создать необходимые условия, напишите ему служебную записку. Это может пригодиться, если работодатель подаст на вас в суд и потребует компенсировать недостачу запчастей. Служебная записка будет доказательством, что вы пытались добиться сохранности вверенного имущества, но работодатель ничего не сделал.
Кого называют материально ответственным лицом
Материально ответственным лицом является работник предприятия, который на основании соответствующего договора отвечает за вверенные ему ценности фирмы.
Надо отметить тот факт, что за порчу имущества компании, за хищения и иные действия, связанные с образованием недостачи, несут все сотрудники предприятия. Однако ее размер не может превышать среднемесячной заработной платы конкретного работника за предыдущий год.
Материально ответственно лицо отвечает за возникновение недостачи по любым причинам немного в другом виде. Основные правила регламентированы 37 и 39 главами ТК РФ.
На законодательном уровне введено и такое понятие, как «коллективная материальная ответственность». Оно означает то, что обязательство по обеспечению сохранности ценности возложены на группу лиц. При возникновении недостачи, ее восполняет каждый член коллектива в равном объеме.
Кто может быть материально ответственным лицом
МОЛ может быть любой работник предприятия, осуществление трудовых обязанностей которого связана с распоряжением или обеспечением сохранности ценностей предприятия.
Ответственным могут назначить и сотрудника, занимающего руководящую должность с целью налаживания последним прозрачной и эффективной системы контроля. Он будет обязан следить за тем, что бы его подчиненные, не причинили компании материального вреда.
К основным обязанностям МОЛ относят:
- обеспечение сохранности имущества предприятия;
- предотвращение порчи ценностей организации;
- своевременное предоставление сведений вышестоящему руководству о возникновении угрозы порчи имущества;
- проведение инвентаризации, учет имущества;
- выполнение мероприятий, связанных с регулярной проверкой сохранности ценностей.
Надо отметить, что руководство компании обязано обеспечить условия сохранности ценностей. В противном случае предотвратить образование недостачи или порчи имущества будет сложно.
Кто может быть материально ответственным лицом
Во-первых, материально ответственным может быть только совершеннолетний работник. Во-вторых, исполнение должностных обязанностей невозможно без использования или обслуживания ценностей.
Если говорить о должностях, подпадающих под матответственность, это:
— руководство компаний: гендиректор (ст. 277 ТК РФ), заместители директора, главный бухгалтер (ч. 2 ст. 243 ТК РФ);
— работники, участвующие в обороте денег и товаров: кассиры, контролеры, продавцы, экспедиторы, инкассаторы, кладовщики, завхозы, и т. д.;
— лица, работа которых связана с депозитами, банковскими, дисконтными картами, экспертизой ценных бумаг и драгоценных металлов и т. д.;
— работники ферм;
— старшие медсестры, фармацевты, провизоры;
— заведующие лабораторий, библиотек;
— специалисты, работающие с ядерными, бактериологическими материалами, радиоактивными и химвеществами, оружием и боеприпасами.
Минтруд России Постановлением № 85 от 31.12.2002 утвердил полный перечень должностей, работа на которых подразумевает матответственность. Требовать заключение договора материальной ответственности с работником, трудоустроенным на должность, не входящую в этот перечень, работодатель не имеет права (Письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).
Материально ответственное лицо
Некоторым работникам, для осуществления своих обязанностей может требоваться распоряжаться материальными ценностями работодателя. К примеру, одним работникам предоставляется автомобиль, а другие ответственны за получение довольно крупных сумм денежных средств в банке.
Для того, чтобы передача материальных ценностей работнику предполагала его ответственность за них, необходимо соблюдение некоторых установленных законодательством условий.
При нанесении работниками вреда имуществу работодателей, с обычного работника взыскать можно только сумму, которая не превышает размер его среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Получить компенсацию за ущерб в полном размере можно только в следующих случаях:
- Причиненный работником ущерб соответствует определению о полной матответственности (Ст. 243 ТК РФ);
- С работником заключен договор о матответственности.
Когда к работнику не применяется материальная ответственность
Если ущерб работодателю причинен не по вине работника, то призвать его к ответственности за этот факт нельзя. Работодатель также должен учитывать возможность форс-мажорных обстоятельств, которые также должны явиться основанием для снятия с работника ответственности.
Важным условием для применения условий матответственности к работнику является обеспечение необходимых условий для сохранности ценностей работодателя. Обеспечение таких условий является обязанностью работодателя.
Таким образом, на законных основаниях взыскать ущерб с работника за причиненный ущерб имуществу работодателя можно только при соблюдении всех перечисленных условий одновременно. При этом, особое внимание работодателю следует обратить на заключение специального договора с материально ответственными лицами.
Когда был нанесен вред имуществу компании, то виновный должен расплачиваться в границах получаемой оплаты труда. Искомая сумма вычисляется на основе начисленной и полученной оплаты труда за последние 12 месяцев. Каков бы ни был убыток, взыскать по закону можно только эту сумму. Сотруднику дается месяц на добровольную уплату компенсации. Иначе деньги могут быть получены через суд.
Когда работник, оформил соответствующие бумаги, ему придется отдавать деньги, компенсируя материальные убытки полностью.
Допускается способ расчёта определить по договорённости с руководством. Например, обеими сторонами может быть составлен график погашения долга, котором оплата должна продолжаться в течение нескольких месяцев или лет. Возможна ситуация, когда виновное лицо проводит ремонт за свой счёт или рассчитывается своим имуществом. Однако это можно делать только с согласия руководства.
Если виновное лицо было уволено до того, как выплаты были завершены, то оставшаяся сумма может быть внесена на добровольной основе или потребована путем обращения в суд.
Как привлечь работника к материальной ответственности
Иногда действия недобросовестного сотрудника приводят к недостаче финансовых средств или порче имущества.
Если при найме на работу с ним был подписан трудовой договор или контракт, то есть всё официально, то работодатель на своих законных основаниях может привлечь этого человека к материальной ответственности.
Поскольку сотрудник, как ни крути, должен нести личную ответственность за свои действия. Далее более обстоятельно рассмотрим все возможные нюансы таких неприятных ситуаций.
Для начала необходимо ответить на следующие вопросы:
- Когда или почему возникает материальная ответственность сотрудника?
- В чем именно заключается эта самая ответственность, что в нее входит?
- На какой объем ответственности сотрудника можно рассчитывать? То есть, как и сколько он должен возместить.
- Как рассчитать конкретную, точную цифру ущерба, который он успел причинить?
- Как её подтвердить, доказать?
- Как отразить в бухгалтерском учете эту недостачу по его вине?
- И, наконец, сколько можно вычесть из зарплаты сотрудника, чтобы покрыть нанесенный ущерб?
Участие в инвентаризации
Перед началом проверки ответственное лицо должно написать расписку о том, что все ценные вещи были оприходованы, бумаги и акты переданы в бухгалтерию, а после членам комиссии.
Во время проведения процедуры инвентаризации обязательно должно присутствовать лицо, которое отвечает за проверяемое имущество.
Проверка осуществляется специальной комиссией, состав которой утверждается самим руководителем предприятие. Для этого составляется специальный документ, в котором указываются данные всех лиц, проводящих инвентаризацию.
В число проверяющих может быть включен любой сотрудник фирмы. При этом, не всегда ответственное лицо становится членом комиссии.
Это связано с тем, что во время инвентаризации проверяется наличие всех ценностей, находящихся под учетом работника. Если этот сотрудник будет включен в комиссию, то он сможет намеренно изменить данные, чтобы скрыть факт пропажи или порчи и не нести материальную ответственность. Это сделает саму проверку неэффективной.
В действующем законодательстве нет никаких указаний, запрещающих ответственному лицу входить в состав инвентаризационной комиссии.
Важно! Если в организации имеется сразу 2 и более материально ответственных лица, то работодатель может включить их в инвентаризационные комиссии, проводящие проверки в других отделах.
Если в ходе проверки была выявлена материальная недостача или найдено испорченное имущество фирмы, то человек, который нес ответственность за него, должен возместить ущерб.
Первоначально работником составляется документ, в котором точно указывается причина недостачи или порчи имущества. После этого может быть произведено удержание всей суммы компенсации с заработной платы человека.
При этом, вина работника должна быть полностью доказана. Для этого достаточно наличия документа, в котором сотрудник полностью признает свою вину и соглашается оплатить ущерб.
Если работник отказывается добровольно возмещать причиненный вред, то определением степени виновности лица занимается специальная комиссия.
С ее помощью проводится полное служебное расследование. По его результатам члены комиссии должны составить акт об отказе работника возмещать причиненный вред, а также дополнительный документ, в котором указывается степень виновности ответственного лица.
На основании этого документа руководитель самостоятельно принимает решение об объеме и способе взыскания денежных средств с подчиненного, после чего создает соответствующий приказ.
На его основании будет удержана установленная сумма с заработной платы человека. Документ должен быть издан в течение 1 месяца с момента, когда стал известен точный размер причиненного ущерба.
Важно! Если работник не согласен с вынесенным руководителем решением, то он может его обжаловать. Большинство таких вопросов решаются через суд.
Среди основных целей, которые ставятся:
- подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
- проверка правильности выведения результатов;
- выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
- вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
- контроль правильности информации;
- если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.
Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:
- инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
- принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
- инструктаж работников.
Среди требований следует выделять:
- получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
- обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
- проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.
Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.
При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.