Использование личного транспорта в служебных целях
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Чаще всего приказ печатается на фирменном бланке. Если его нет, то документ оформляется в такой последовательности:
- Сверху находится наименование организации, к примеру, «Общество с ограниченной ответственностью «Эстет»».
- Следующий обязательный реквизит – наименование документа: «Приказ».
- Далее идут дата и номер, например, «№ 93-к от 10 сентября 2023 года».
- В основной части прописываются суммы компенсации (возмещения) по каждому основанию. Например, «за ГСМ – согласно нормам расхода, за тех. обслуживание – согласно приложенным документам, фиксированная компенсация за использование авто»
- Следующим пунктом отдается приказ главному бухгалтеру на выплату данных сумм.
- Заключительным пунктом основной части дается указание на документ, служащий основанием, например, «Доп. Соглашение к трудовому договору № 17 от 01.02.2015»
Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
1.
Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.
2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.
Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.
Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.
А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.
Как сделать личное использование служебной машины правомерным?
В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.
Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:
- порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
- мониторинг пробега машины;
- аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
- порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.
Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.
Оформление аренды служебного автомобиля на работника
Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.
Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:
- Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
- Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
- Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Использование служебного автомобиля в личных целях как оформить
- Инструкции все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
- Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.
- Кроме этого, статьей 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Однако насколько я понял из Вашего сообщения указанный автомобиль не используется для перевозок пассажиров, груза и багажа. Рассматриваемое транспортное средство используется для внутрихозяйственных нужд организации, а не для оказания вышепоименованных услуг.
- Именно поэтому для управления таким автомобилем работником компании ему достаточно иметь при себе доверенность от Компании на право управления транспортным средством.
- Я не согласен с мнением коллеги относительно учета ГСМ, страховок, ремонта и др.
- В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:
- Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
- Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
- Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.
Договор на компенсацию за использование личного автомобиля
Основанием для выплат при использовании личного авто в служебных целях является соглашение между сотрудником и наемщиком. Оно может являться составной частью Трудового договора или заключаться дополнительно. Второй вариант более рационален: при смене машины, например, эксплуатационные расходы могут измениться, что отразить в постоянном трудовом договоре не удастся. Дополнительное же легко расторгнуть и заключить новое соглашение.
В документе обязательно указывается:
- технические характеристики машины – тип авто, марка, номер двигателя, регистрационный номер и прочее;
- размеры компенсации;
- список расходов, подлежащих возмещению: текущий ремонт, расходы на покупку топлива и запчастей, плата за парковку во время рабочей смены, мойка машины, другие производственные траты;
- порядок выплат компенсации и возмещения расходов, сроки выплаты.
К документу прилагается копия техпаспорта машины и свидетельство о регистрации. Если сотрудник водит машину по доверенности, то требуется также копия полиса ОСАГО, где указано его имя.
На основании соглашения наемщик издает приказ об установлении компенсации за использование личного авто. Во время действия соглашения требуются документы, подтверждающие использование машины:
- путевой лист или ведомость разъездов в служебных целях (с указанием данных о работнике и машине, а также пунктов назначения и километража);
- чеки АЗС, подтверждающие заправку;
- чеки и квитанции об оказании услуг – мойка, ремонт;
- расчет расходов на основании указанного километража, стоимости бензина или дизельного топлива и норм расхода горючего, которые прописаны в соглашении. Документы служат как подтверждением использования транспорта в служебных целях, так и свидетельствами для налоговой и прочих служб.
Пример договора можно скачать здесь.
Как начислить и как рассчитать
Законодательство предусматривает определенные нормы компенсации при использовании личного авто. Это нужно учитывать при расчете налога на прибыль. Согласно постановлению правительства от 2 июля 2013 года максимальная величина компенсации составляет:
- 2400 р при объеме мотора до 2 тыс. куб. см;
- 3000 р , если двигатель автомобиля по объему превышает 2 тыс. куб. см.
Нормы для личного грузового транспорта не определены, а устанавливаются при заключении соглашения с работодателем. Если имеется заключенное соглашение, то расчет компенсации выполняется исходя из количества отработанных дней:
- ежемесячная сумма делится на число календарных дней, например: 3000/22=136,37 р;
- результат умножается на число фактически отработанных дней, например: 136,37*12=1636,32 р;
- возмещение расходов на бензин выполняется согласно чекам АЗС и нормам, установленным распоряжением Минтранса России. Результат прибавляется к предыдущей сумме, например: за пробег в 100 км 7,7*32,5=250,25 р суммируют с компенсацией – 1636,32+250,25=1886,57 р.
Компенсация начисляется в оговоренные сроки полностью. Налог при выплате не удерживается. Как правило, сумма переводится в тот же день, когда выплачивается заработная плата.
Тема: Договор об использовании служебного автомобиля
там вам разъяснили, что в вашем случае при заключении договора с одной и другой стороны может быть Иванов И.И., с одной стороны как директор ООО, а с другой как гражданин Иванов И.И.
Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
А существует договор на использование служебного автомобиля?!Допустим сотруднику фирмы дают рабочий транспорт,нужно же где то регламентировать ответственность между фирмой и сотрудником!Например,при аварии кто будет ремонтировать?!Или это делается в устной форме по договоренности?!Подскажите,пожалуйста.
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2022
В договоре указывается норма на списание бензина или сумма, на которую осуществляется заправка. Проводится расчёт, по которому оформится выплата расходов за ГСМ . Если технический стан транспортного средства ухудшился, когда выполнялось служебное задание, должна быть доплата. В некоторых случаях кроме ГСМ и износа может происходить дополнительная оплата. Например, если в настоящее время работник постоянно работает на машине, он может предоставить отчет по работе и путевой лист, чтобы получить более крупное возмещение. Либо если в машине износились детали или перегорела проводка, можно потребовать оплату ремонтных работ.
Сотрудник, который предоставляет свой транспортный объект для рабочих целей, должен увидеть в соглашении срок действия, порядок расчета, условия и обязанности сторон. Чтобы узнать, как правильно заключать договор, используются универсальные образцы. В блоке обязанностей перед сотрудником должно быть постановление о том, как выплачивается компенсация, и какой ее размер.
При вычислении страховых взносов необходимо помнить, что их взимают с оплат и награждений, которые начисляются физическому лицу в пределах трудовых взаимоотношений и гражданско-правового договора. Начисление компенсационных выплат за пользование транспортного средства для работы в рамках суммы, установленной договором между работодателем и сотрудником, не является оплатой труда, вознаграждением за исполнение трудовых или других обязательств, материальной выгодой. Соответственно, такие компенсационные средства не облагаются страховым взносом.
Если сотрудник организации использует служебный автомобиль, при этом путевые листы и иные подтверждающие документы отсутствуют, то возникает у такого физического лица экономическая выгода в том размере, в котором она оценивается. Этот вид дохода облагается НДФЛ при использовании служебного автомобиля в личных целях.
В дополнение по разъяснениям чиновников становится понятным, что предоставление автомобиля по доверенности не имеет перехода прав собственности, и данный автомобиль не может считаться собственностью доверенного лица. В соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность – письменное препоручение, которое выдается одним лицом другому для репрезентации перед третьим лицом.
Также не облагается страховым взносом компенсационная выплата по договору найма за эксплуатацию собственного транспортного средства, которое предоставлено сотруднику для управления по доверенности. Следует помнить, что за использование служебного автомобиля в личных целях ответственность несет водитель.
Расчеты по договору найма автомобиля с водителем нельзя воспринимать как компенсационную выплату работнику, которому предоставили доверенность для управления транспортным средством. Таким образом, субъект для обложения страховыми взносами для внебюджетных фондов отсутствует.
Когда необходим путевой лист?
Многие бухгалтеры задают вопрос: «Необходим ли путевой лист при компенсационных выплатах за эксплуатацию собственного транспортного средства?». При этом всем известно, что такой лист принуждает заполнять Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», запрещающий перевозки багажа, груза, пассажиров общественным транспортом (автобусы, троллейбусы, трамваи), легковыми и грузовыми машинами без составленного путевого листа на надлежащий транспорт, как в приказе об использовании служебного автомобиля в личных целях. Путевой лист входит в перечень необходимых документов для эксплуатации автомобиля, принадлежащего юридическому лицу.
Что говорит нам транспортное законодательство об этом? Без путевого листа не обойдутся учреждения и предприятия, использующие транспортные средства для перевозок пассажиров и грузов. Если автомобиль эксплуатируется лицом для собственных нужд, то необходимости в составлении такого листа нет, как это предполагается в вышеуказанных нормативных актах для юридических лиц и предпринимателей, использующих транспортные средства.
Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С
Например, из материалов Постановления ФАС УО от 29. 05. 2013 N Ф09-4358/13 по делу N А76-18948/2012 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. По их мнению, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.
Использование личного транспорта в служебных целях
Установить с 01. 09. 2020 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус (Ford Focus) 1. 4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.
- на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14. 03. 2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
- на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.
Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней. В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ.
Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.