Путевой лист для ИП 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист для ИП 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

1. коммерческие перевозки:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
   • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
   • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Электронный путевой лист

Применение электронных путевых листов факультативно.

Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

Электронный путевой лист:

1. подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:

   • лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
   • медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
   • лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
   • лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

   Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

2. обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

3. электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.

Обязательные реквизиты путевого листа

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.

Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.

Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Оформление путевого листа в случае аренды с экипажем

10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

В данном пункте интерес представляет второе предложение, где описана аренда транспортного средства с экипажем. То есть, речь идет о ситуации, когда организация отдает в аренду свой автобус или грузовик вместе с водителем.

В этом случае путевой лист оформляет арендодатель, то есть организация, которая владеет автобусом и отдает его в аренду.

Когда нужен путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Кто заполняет путевой лист?

1. На каждое из средств передвижения, допущенных к эксплуатации, заполняется индивидуальный путевой лист, действующий одну смену. Если выход в рейс связан с командировкой продолжительностью более одной рабочей смены, то выдается на более длительный срок. Производится это диспетчером или иным лицом, назначенным приказом по организации, как ответственным за составление и учет путевых документов. В случае эксплуатации автомобиля несколькими водителями рекомендуется на каждого из них оформить отдельный документ.
2. Перед выездом автомобиля с парковки и при возвращении на неё в конце рабочего времени ответственное лицо указывает в путевом листе точные сведения о дате, времени и показания прибора учета пробега (одометра).
3. Обязательными являются и отметки медработника, допустившего водителя в рейс по результатам предварительного и послерейсового осмотра.
4. Контролер отмечает в документе пункт о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации.

Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.

Кто проверяет путевой лист

Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:

1. Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями. Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
2. Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
3. Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта. Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем. Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.

Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.

С 1 марта 2023 года изменится состав сведений путевого листа и порядок его оформления

Согласно приказу Минтранса, утвержден новый состав сведений для путевых листов, а также правила их оформления. Изменения вступят в силу с 1 марта 2023 года.

Что изменится с 1 марта?

Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
В документе не будет наименования и номера путевого листа.
Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.

Какие отметки необходимо заверять электронной подписью?

Усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью нужно заверять следующие отметки:

• о дате и времени выпуска транспорта на линию;
• о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния*Заверяет сотрудник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта.
• о дате, времени и показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и заезде на нее (когда на транспортное средство оформляют несколько путевых листов на каждого водителя, эти же отметки необходимо заверять электронной подписью при передаче транспортного средства следующему водителю)*Заверяет назначенный руководителем ответственный.

Что указывается в путевом листе

I. Состав сведений путевого листа

1. Путевой лист должен содержать следующие сведения:

1) о сроке действия путевого листа;

2) о лице, оформившем путевой лист;

3) о транспортном средстве;

4) о водителе (водителях) транспортного средства;

5) о виде перевозки;

6) о виде сообщения.

2. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления ‎их деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.

3. Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

4. Сведения о лице, оформившем путевой лист должны включать:

для юридического лица – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество ‎(при наличии), почтовый адрес, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).

5. Сведения о транспортном средстве должны включать:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – марку и модель прицепа (полуприцепа);

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, ‎а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – его регистрационный номер, и/или инвентарный номер ‎(для троллейбусов и трамваев);

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5) показания одометра (полные километры пробега):

при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении ‎из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства ‎(далее – парковка);

при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;

при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю ‎по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство);

6. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии);

2) серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат и условия проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра – с личным присутствием медицинского работника или дистанционно – с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья водителя посредством дистанционного контроля состояния его здоровья (далее – медицинские изделия) (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).

7. Сведения о виде перевозки должны включать информацию ‎о перевозке:

1) коммерческие перевозки:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;

перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);

перевозка пассажиров и багажа по заказу;

перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2) перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями;

3) работа специальных транспортных средств.

8. Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:

1) городское;

2) пригородное;

3) междугородное.

II. Порядок оформления ‎или формирования путевого листа

9. Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе ‎или сформирован в форме электронного документа.

10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов ‎в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, ‎если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование ‎за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выезда транспортного средства с парковки.

Допускается:

оформление или формирование путевого листа после выезда с парковки ‎до начала коммерческой перевозки;

оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.

Похожие записи:

• Размер алиментов на одного ребенка
• Утилизация транспортного средства в 2023 году
• Начисляются ли алименты с отпускных в Беларуси