Выплата компенсации за использование личного автомобиля: инструкция
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплата компенсации за использование личного автомобиля: инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:
– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
Оценка работы системы
По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности. Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.
Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности. Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.
В результате руководитель вынужден искать альтернативные способы выхода из создавшейся ситуации.
Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях. Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины. Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.
Расчет компенсации за использование автомобиля
Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036 ). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
- более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.
Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.
Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.
Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).
В силу действия пп. 2 «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» от 24.07.2009 г. не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.
Оформление компенсации
Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:
- Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
- Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
- Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
- Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.
Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику
Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.
Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:
- Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
- Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации
Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.
- Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).
- Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.
Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации
Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.
Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.
Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
- компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
- компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
- подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
- в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
- для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.
Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику
Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.
Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:
- Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
- Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Если речь идет об использовании личного транспорта грузового типа, который привлекается для решения задач производственного характера, максимального размера выплачиваемой суммы нет. Подлежащий выплате размер компенсации определяется сторонами в соглашении о привлечении автотранспортного средства. Начисление договорной суммы необходимо подкреплять первичными расходными документами, подтверждающими суммы затрат собственника на эксплуатацию средства передвижения.
Аренда имущества сотрудника: бухучет, налоги, риски
Организация может использовать личное имущество работников в производственных целях. Для этого она заключает договор аренды с сотрудником или устанавливает ему компенсационные выплаты. Рассмотрим правовые нюансы и разберем, как правильно обосновать и учесть расходы по аренде или выплате компенсации.
Арендодатель передает имущество арендатору во временное владение и пользование или во временное пользование. Сделку оформляют договором аренды, в котором предусмотрено вознаграждение арендодателю (ст. 606 ГК РФ). «Бесплатный» аналог аренды — договор ссуды (гл. 36 ГК РФ, ст. 689 ГК РФ). Вид договора влияет на особенности налогообложения.
Арендные отношения всегда регулируются ГК РФ и договором аренды. Даже если арендодатель — штатный работник организации.
Используя имущество сотрудника в производственных целях, компания может выбрать один из трех вариантов:
- заключить с ним договор аренды и выплачивать арендные платежи;
- оформить договор ссуды;
- оформить документы для компенсационных выплат.
В каких ситуациях компенсационные суммы облагаются НДФЛ?
Теперь поговорим о налогах. Вся прибыль, которую получают физические лица, в том числе сотрудники предприятий, облагается налогом на доходы физических лиц. Освобождаются от налогообложения все типы предусмотренных трудовым законодательством компенсаций.
То есть необлагаемая сумма та, которую указали в договоре об использовании личного автомобиля в служебных целях. При этом должна быть документация, подтверждающая принадлежность эксплуатируемого транспортного средства налогоплательщику. Также при помощи документов нужно будет подтвердить фактическую эксплуатацию транспортного средства для интересов предприятия и сумму растрат, с ней связанную.
Но ни в трудовом, ни в налоговом законодательстве не содержится:
- Перечень документации, которой можно подтвердить эксплуатацию собственного транспортного средства.
- Положения, которые запрещают руководителю предприятия возместить сотрудникам растраты, понесенные в ходе выполнения трудовых обязательств.
Отсюда следует, что руководитель предприятия может сам создать правила определения необлагаемых компенсационных выплат для сотрудников, использующих личный автомобиль в служебных целях, предусмотрев самостоятельно их размер.
Если для работы сотрудники предприятия используют личные автомобили, то компенсации за это не облагаются налогом, но при следующих условиях:
- использование транспорта и компенсация письменно зафиксированы (составляется отдельное соглашение или это предусматривает трудовой договор);
- работники предоставили документы на авто (свидетельство о регистрации, ПТС);
- организацией оформляются маршрутные листы.