Актуальные формы отчетности по кадрам с 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Актуальные формы отчетности по кадрам с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.

Общие изменения в отчетности

С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:

• расчет по страховым взносам (РСВ) и
• единый отчет по сотрудникам.

Единый отчет заменит сразу четыре формы – ​СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:

• часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
• если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
• часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.

Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:

• ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
• а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.

Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.

При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.

Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).

Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.

В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.

Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:

1. При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
2. В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.

В чем преимущества календаря

Календарь отчетности существенно облегчает работу бухгалтеров, кадровиков и других специалистов организации. Очевидные преимущества:

• все отчеты со сроками сдачи собраны в одном месте;
• в календаре отмечены даты основных платежей в бюджет;
• учтены все переносы из-за праздников и выходных, по решению правительства и региональных властей;
• в календарь встроены удобные фильтры для детализации пользовательских запросов;
• дни отчетности выделены ярким цветом, а в самом календаре определены периоды сдачи отчетов.

Изменения по кадрам в 2023 году

Обзорно о кадровых изменениях. Они были и в 2022г, поэтому подготовиться к закрытию года нужно уже с учетом данных корректировок. И, естественно, будут и в 2023. В этом случае их надо учесть в своей дальнейшей работе.

Итак, напомню, что с 01. 01.2022 г изменился порядок взаимодействия с ФСС при оформлении больничных.

Как было до этого нововведения? Сначала работодатель узнавал номер электронного больничного у работника, отправлял запрос в ФСС, потом рассчитывал больничный и опять отправлял сведения в ФСС, и только после этого ФСС перечислял сотруднику денежные средства.

С 2022 года работник ничего не сообщает работодателю, все выплаты назначаются автоматически, т.к. сведения работодателю поступают из ФСС по электронному документообороту.

Также с начала 2022г. при кадровых изменениях, в частности, при принятии на работу, при изменении данных о работнике, и при наступлении страхового случая, работодатель сдает дополнительную отчетность в ФСС – сведения о застрахованных лицах.

В этом же году внедрен кадровый электронный документооборот, предполагающий отказ от ведения бумажных документов.

Замечу, что не все документы можно оформлять исключительно в электронном виде, некоторые все же остаются на бумажном носителе.

Кадровые отчёты в службу занятости в 2022 году

Отправляя отчётность в центр занятости в 2022 году, работодатель сообщает о свободных вакансиях и квотируемых рабочих местах для инвалидов. Эти виды отчётов сдаются ежемесячно, а требования к их оформлению, срокам и порядку сдачи зависят от региона.

Обязательные отчёты о свободных вакансиях
Такой отчёт сдают все работодатели, у которых есть в штатном расписании свободные рабочие места, даже если работодатель в данный момент не ищет новых сотрудников. Срок сдачи: ежемесячно, конкретная дата устанавливается регионом.

Обязательные отчёты кадровиков о квотируемых местах для инвалидов
Такие отчёты сдают все работодатели, которые обязаны квотировать рабочие места для инвалидов. Это организации, в которых трудится свыше 100 сотрудников. Срок сдачи: ежемесячно, конкретная дата зависит от региона.

С 1 января 2022 года у многих работодателей появилась ещё одна новая обязанность: размещать на портале «Работа в России» информацию о наличии свободных вакансий. Делать это должны следующие категории работодателей:

• организаций со среднесписочной численностью за предшествующий год более 25 человек;
• вновь созданных, в том числе реорганизованных компаний со среднесписочной численностью 25 человек;
• организации, в уставном капитале которых есть доля РФ или муниципального образования;
• органы федеральной и региональной власти, органы местного самоуправления;
• государственные и муниципальные учреждения; государственные и муниципальные унитарные предприятия (ГУПы и МУПы).

По общим правилам отчётность можно предоставить в центр занятости лично, отправить курьером или по почте или разместить на платформе «Работа в России». Но с 2022 года обязаны отчитываться только в электронном виде через портал «Работа в России» те организации и ИП, у которых:

• среднесписочная численность работников превышает 25 человек;
• в уставном капитале есть доля государства.

С отчета за январь 2023 года вводится новые месячные формы.

И так, начиная с отчета за январь 2023 года:

• № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»;

• № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;

• № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов».

Начиная с отчета на 1 февраля 2023 года:

• № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате».

Одновременно с этим упраздняются аналогичные формы, действующие в настоящее время, а также отменяются представляемые 1 раз в 3 года формы:

• № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»,

• № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

В налоговую инспекцию потребуется сдавать такие новые отчетные формы:

• Уведомление об исчисленных налогах;
• Персонифицированные сведения о физлицах.

Что касается уведомления, то оно подается в ИФНС в случае, когда уплата налога или страхвзноса производится раньше, чем сдача отчетной формы по этому виду бюджетного платежа. К примеру, уведомление нужно подавать по:

• НДФЛ и страхвзносам, поскольку периодичность уплаты ежемесячная, а сдачи отчетности — ежеквартальная;
• авансы по УСН, поскольку периодичность уплаты ежеквартальная, а сдачи отчетности — ежегодная;
• налоги на транспорт и землю, поскольку периодичность уплаты ежеквартальная или ежегодная, а отчетность сдавать вообще не нужно.

Что касается персонифицированных сведений — это своего рода отчетная форма аналогично СЗВ-М.

Отчетность в ИФНС нужно подавать каждый месяц:

• уведомление — до 25-го числа месяца, в котором производится уплата налога;
• персонифицированные сведения — до 25-го числа после отчетного месяца.

Какие формы отчетности претерпели изменения в 2022 году

Приказом Минтруда от 26.01.2022 № 24 утверждены пять новых форм, по которым работодатели с 11 февраля 2022 года должны передавать сведений в службу занятости.

1. Форма представления работодателем сведений о принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров.
2. Форма представления работодателем сведений о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства.
3. Форма представления работодателем сведений о применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве).
4. Форма представления работодателем информации, необходимой для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.
5. Форма представления работодателем информации о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Перечень отчетов и сроки их сдачи

А теперь вспомним основной список документации для службы занятости. В 2022 году он не изменился, но сроки немного изменились.

Отчет	Сроки
О ликвидации фирмы или приостановлении деятельности бизнесмена как в добровольном, так и в принудительном порядке	Юрлицо: минимум за 2 месяца до процесса; если планируется массовок сокращение, то минимум за три месяца. ИП максимум за 2 недели.
О сокращении рабочего, неполного дня, смены, недели	На протяжении 3 суток с момента принятия решения
Письменная информация о состоятельности/несостоятельности (банкротство) компании и о местах для инвалидов, в том числе квотируемых. Письменная информация о вакансиях	Каждый месяц
При устройстве человека, который пришел с ЦЗ. Если человек, пришедший с ЦЗ, отказался от вакансии.	На протяжении 5 суток с момента приема на работу

Письмо Роструда №858-П от 25.07.2020 года

В июле 2020 года Роструд опубликовал на своем сайте письмо о проведении ежеквартального мониторинга сведений, касающихся численности работников предпенсионного возраста.

Сразу после публикации письмо вызвало волну обсуждений среди представителей бухгалтерского и кадрового сообщества. С одной стороны, в письме Роструд сообщает о сроках подачи данных, месте их предоставления, а также прилагает форму отчета для заполнения.

С другой стороны, в письме не указано об «обязательности» подачи отчета, а также мерах ответственности за его непредоставление. Также отсутствуют какие-либо комментарии относительно частных случаев, а именно:

• включение в отчет исключительно работников, которые трудятся на основании трудовых соглашений, либо дополнение сведений данными о лицах, привлеченных по договорам подряда;
• необходимость включения в отчет данных о директоре в случае, если он является единственным учредителем.

Письмо опубликовано в июле 2020 года, но по состоянию на декабрь 2020 года какие-либо дополнительные комментарии в письменном виде Роструд не предоставили. Чиновники ограничиваются лишь устными рекомендациями, которые дают представителям организаций в частном порядке.

Заполняем титульный лист

При заполнении титульного листа необходимо указать следующие сведения:

• отчетный период, за который сдается форма. Так, компании, сдающие месячный отчет, поставят в этой строке «декабрь 2007 г.». А организации, представляющие отчетность ежеквартально нарастающим итогом, напишут «январь — декабрь 2007 г.»;
• наименование организации. Здесь следует указать полное наименование фирмы в соответствии с учредительными документами и рядом в скобках — сокращенное. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)»;
• почтовый адрес. Не забудьте указать также почтовый индекс и полное наименование субъекта РФ;
• код по ОКПО (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).

Обновлены формы статистической отчетности

Росстат утвердил приказ №404 от 15.07.2019 (редакция от 24.07.2020), который с 2021 года меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровой сдужбой. В 2021 году изменился перечень отчетов, которые делает специалист отдела кадров.

Один раз в год, начиная с отчета за 2021 год, надо сдавать обновленные данные по формам:

• 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
• 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020;
• 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020;
• 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020.

Ежеквартально начиная с отчета за I квартал 2021 года работодатели заполняют и отсылают в Росстат кадровые отчеты по обновленным формам:

• П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
• ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
• ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
• ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
• ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2021 году от работодателей ждут данные по новым формам:

• 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
• П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что:

1. Один раз в 2 года за нечетные годы придется сдавать форму 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям».
2. Один раз в 3 года придется подавать дополнительно:
   1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
3. 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Штрафы за несвоевременную отчетность

Рекомендуем внимательно изучить, какие отчеты и куда сдает кадровик в 2021 году, чтобы избежать санкций, предусмотренных законом. Непредставление или несвоевременное представление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — от 20 000 до 70 000 рублей.

Повторное нарушение увеличит расходы предприятий:

• для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• для юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей.

Что за отчет — форма 1

Отчетная форма 1 кадры (сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций) — один из документальных инструментов статистического наблюдения за экономической деятельностью организаций. Бланк и порядок заполнения утверждены приказом Росстата №412 от 24.07.2020. Респонденты включают в этот статотчет информацию о профессиональном образовании и обучении, которое прошли их сотрудники за отчетный период.

В приказе № 412 закреплено, кто сдает 1 кадры статистика, — это юридические лица независимо от их видов деятельности и форм собственности. Отчитываются в Росстат по месту нахождения и обособленные подразделения. А вот кто не заполняет отчетность по кадрам в Росстат:

• субъекты малого бизнеса;
• страховые и финансовые предприятия;
• органы государственного управления и военной безопасности;
• организации социального обеспечения;
• общественные и экстерриториальные организации.

Полный перечень лиц, которые заполняют отчетность 1 кадры, указан в приказе №412.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кому и когда отчитывается кадровик. Используйте эти инструкции бесплатно.

Похожие записи:

• Фиксированные платежи ИП на 2021 — 2023 годы в ПФР и ФФОМС
• Статья 1157 ГК РФ. Право отказа от наследства (действующая редакция)
• Районный коэффициент в Приморском крае