Отменяем ошибочно пробитый по онлайн-кассе чек
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отменяем ошибочно пробитый по онлайн-кассе чек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Часто возникают ситуации, когда кассиры ошибочно проводят расчет с покупателем. В большинстве случаев ошибку можно исправить, но действовать нужно сразу, когда ее удалось обнаружить. Чем быстрее она будет устранена, тем меньше вероятности попасть на штрафные санкции.
Создание чека коррекции
Кассиру или иному ответственному лицу необходимо напечатать чек с одним из следующих признаков:
- «Приход» ― при излишке денег, если онлайн-касса не использовалась во время расчета.
- «Возврат прихода» ― если при возврате товара не была использована кассовая техника.
- «Расход» ― в случае выдачи денег без кассы.
- «Возврат расхода» ― при получении средств без использования ККТ.
Технически проведение процесса возврата зависит от модели кассы. Например, на кассовом аппарате «Атол» необходимо нажать кнопки в следующей последовательности:
- Для приходной операции: 5 раз нажать «Х», один раз «ВВ», ввести сумму коррекции, подтвердить нажатием кнопки «ВВ», а затем «ИТ».
- Для расходной операции: 6 раз нажать «Х», затем «ВВ», ввести сумму, подтвердить последовательным нажатием кнопок «ВВ» и «ИТ».
Какие товары подлежат возврату через онлайн-кассы?
Чтобы защитить покупателя от приобретения некачественных товарных единиц, предоставить ему возможность осуществить возврат покупки, а собственнику онлайн-кассы сохранить престиж организации и не понести убытки, государство установило разумные временные рамки для сдачи изделий в магазин и определило перечень товаров, которые нельзя вернуть.
Отказаться от продукции можно в следующие сроки:
- От качественной, но не соответствующей субъективным критериям — в течение четырнадцати дней. При этом день сделки не учитывают.
- От некачественной — в течение срока хранения или гарантийного периода, если таковых нет, тогда не позже 24 месяцев с момента сделки.
Если вышеуказанные временные периоды соблюдены, продавец обязан принять изделие и оформить по онлайн-кассе возврат средств посетителю.
За какой товар можно вернуть деньги
Существует несколько случаев, в которых потребитель вправе вернуть оплату за покупку:
- Плохое качество. Потребитель может вернуть любой товар с производственным браком, истёкшим сроком хранения и другими недостаткам, возникшими по вине производителя или продавца. Сроки обращения зависят от товара: пищевую продукцию нужно вернуть до истечения срока годности (или доказать, что он закончился до покупки), технику — до окончания гарантии. Клиент вправе заменить товар на аналогичный или другой (с перерасчётом суммы оплаты), попросить безвозмездно устранить неисправность, получить соразмерное дефекту возмещение или полностью отказаться от покупки. Если вы сомневаетесь в причине поломки, изделие можно отправить на экспертизу;
- Не подошёл размер, расцветка и форма. Клиент имеет право вернуть товар, который ему не подошёл, и получить замену или денежную компенсацию. Срок обращения — две недели без учёта дня покупки. Кассовый чек, упаковка и ярлыки следует сохранить, а само изделие не должно быть использовано. Не получится вернуть качественные продовольственные продукты и изделия из списка не подлежащих обмену. К ним относятся:
- Транспорт (автомобили, велосипеды, мотоциклы и другой);
- Бытовая техника, на которую распространяется гарантия изготовителя;
- Предметы личной гигиены (зубные щётки, расчёски, украшения для волос, парики, подгузники и т. д.);
- Чулочно-носочные изделия и нижнее бельё;
- Косметическая и парфюмерная продукция;
- Ювелирные изделия;
- Химикаты, пестициды и бытовая химия;
- Контактные линзы;
- Лекарства;
- Мебель и элементы декора;
- Провода, кабели и шнуры;
- Животные и растения;
- Текстиль, продающийся по метражу;
- Печатная продукция (кроме периодической).
- Клиент забирает предоплату. Если продавец ещё не выполнил свои обязательства по поставке продукции, покупатель вправе получить обратно внесённый им авансовый платёж.
Как отменить чек на кассовом аппарате
Внедрение учетной механики, позволяющей налоговой контролировать отражение по поступлению денежных средств, на практике заметно упростило взаимодействие между предпринимателями и ведомственными органами. Однако отслеживать допускаемые ошибки теперь нужно гораздо тщательнее, чем раньше. Своевременная самостоятельная корректировка исключает штрафы и другие санкции, только если субъект бизнеса предпринял все возможные и обязательные меры — как по исправлению, так и по уведомлению инспекции в тех случаях, когда это предписывается законодательством.
Корректировка ошибки ввода по онлайн-кассе
Ответственному лицу необходимо напечатать чек с одним из следующих признаков:
- «Приход» ― при излишке денежного остатка, когда ККТ не использовалась во время взаиморасчетов.
- «Расход» ― в случае выдачи денег без кассового аппарата.
- «Возврат прихода» ― при оформлении соответствующей операции, а также при переоформлении фискального документа с некорректными данными.
- «Возврат расхода» ― при получении средств без использования ККМ.
Технически процесс зависит от модели оборудования — так, к примеру, в АТОЛ используется следующая последовательность:
- нажатие «X» заданное количество раз (5 для приходных, 6 для расходных);
- «BB» — до и после ввода суммы коррекции;
- подтверждение процедуры кнопкой «ИТ».
Стоит отметить, что когда возможность использовать ККТ для исправления отсутствует — корректировки также проводятся через драйвер, принудительным образом.
Возврат транспортных расходов
Также нередко встречаются ситуации, когда покупатель желает получить возврат денежных средств, потраченных им на транспортировку приобретенной продукции. Как это можно сделать с помощью онлайн-кассы?
Если покупатель желает возвратить габаритный товар без объективной причины, расходы на его транспортировку, в соответствии с отечественным законодательством, продавцом не компенсируются. Если же объективная причина для возврата товара имеется, продавец обязан забрать продукцию от клиента и доставить ее в торговую точку. Если такая возможность у продавца отсутствует, покупатель может возвратить приобретенную им продукцию в торговую точку собственными силами. После возврата он имеет право потребовать от магазина возмещения понесенных им во время перевозки транспортных расходов. Для возврата денег он должен составить соответствующее заявление, к которому необходимо приложить чек, полученный от той транспортной компании, которая осуществила перевозку товара.
В данном случае возврат уплаченных покупателем денежных средств также осуществляется с реквизитом «возврат прихода», однако в этом случае чек не указывается. В бухгалтерии данная проводка впоследствии отражается согласно дебету 91 счета.
Возврату в магазин через онлайн-кассу подлежат все виды продукции, за исключением следующих товарных групп:
- предметы личной гигиены, таких как парики, расчески, зубные щетки, бигуди, шиньоны, заколки и т.д.;
- текстильная продукция, продающаяся на метраж (синтетические, шерстяные, шелковые, льняные, хлопчатобумажные ткани, кружево, тесьма, ленты и пр.);
- кабельная продукция (кабели, шнуры, провода);
- колготки, чулки, носки;
- товары из категорий парфюмерия и косметика;
- нижнее белье;
- линзы, подгузники, любые медикаменты и прочие устройства, применяемые в домашних условиях для профилактики и лечения болезней;
- средства бытовой химии;
- элементы обстановки;
- химикаты и пестициды;
- велосипеды, мотоциклы, автомобили и другие транспортные средства;
- растения и животные;
- печатные изделия, за исключением периодических (брошюры, книги, буклеты, календари, нотные и картографические издания, альбомы);
- огнестрельное оружие, основные части и патроны к нему;
- ювелирные и прочие изделия, сделанные из драгоценных металлов, ограненные драгоценные камни;
- мебель;
- бытовые технически сложные изделия, на которые изготовителем установлены сроки гарантийного обслуживания либо ремонта (деревообрабатывающие и металлорежущие станки, бытовые электроприборы, радиоэлектронная аппаратура, электронные игрушки, часы, бытовое газовое оборудование, телефонные аппараты, кино- и фотоаппаратура).
Создание чека на возврат
Для его оформления понадобится объяснительная кассира или заявление от покупателя. Если вы делаете возврат в день покупки, соблюдайте следующий алгоритм. Чтобы вернуть деньги вам понадобится сделать чек или БСО с указанием номера документа, который вы хотите аннулировать, и суммы покупки с признаком «возврат прихода».
После того, как будет произведена отмена, возвратный чек вместе с денежной суммой передается клиенту, а товар изымается в пользу магазина.
Если оплата покупки осуществлялась при помощи безналичного расчета, сначала потребуется инициировать отмену через терминал. Затем вы сможете также выбить чек с признаком «возврат прихода». Денежные средства покупателю вернет банк.
Возможность оформления чека возврата при безналичном расчете существует не на всех ККТ. Обычно данная функция прописывается в инструкции к оборудованию.
Если вы формируете чек на следующий день после покупки. Примите заявление от покупателя и сделайте фискальный документ с признаком «возврат прихода» на необходимую позицию. Некоторое оборудование требует произвести операцию «внесение» перед оформлением чека. Чаще всего эта проблема возникает, когда в кассе еще нет денежных средств.
Если покупка была оплачена банковской картой, то сначала потребуется сделать «возврат» через терминал, а потом сформировать фискальный документ с описанным выше признаком.
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Возврат денег при неправильном пробитии документа по онлайн-кассе
По онлайн-кассе операции по возврату оформляются:
- При обнаружении нарушения до завершения смены дежурного кассира (до подбития сводного Z-отчета) с помощью возвратного чека. Оформленный документ на возврат поступления одновременно с Z-отчетом, содержащим показатели по выручке предприятия за день или сутки (24 часа) работы, направляется оператором в подразделение налоговой структуры. Передаваемый отчет содержит пояснение-указание на первоначальный ошибочный документ, в результате указанная в документе сумма подлежит вычету из показателя общей выручки за день.
- При возврате денег не в день приобретения продукции, но в срок до 14 дней от даты покупки, соответствующий закону по защите прав потребителей, когда дежурный кассир выписывает кассовый ордер на расход (РКО) и производит выдачу денег из главной кассы. Предварительно кассир принимает от покупателя составленное им заявление с изложением проблемы и проверяет соответствие указанных в заявлении паспортных данных документу, предъявленному гражданином.
К сведению! Оформление возвратного чека возможно только в день совершения приобретения при использовании в работе ККТ новой модели. При всех вариантах возврата рекомендуется составить акт по возврату денежных средств (подобно форме КМ-3 о возврате клиентам денег по кассовым чекам неиспользованным или ошибочно пробитым), который вместе с ошибочными кассовыми чеками (приклеенными на чистый бумажный лист), пояснением и документами к Z-отчету направляется в бухгалтерию компании.
Обязательные реквизиты
Большое количество ошибок связано с неверными настройками ККМ. Статья 4.7 закона 54-ФЗ устанавливает набор обязательных данных. Помимо стандартных реквизитов, необходимо, чтобы кассовый чек содержал место, признак расчета, информацию о товаре, ставку НДС.
В связи со спецификой работы онлайн-касс в документе должны также присутствовать особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или e—mail, если покупатель выразил желание получить документы в электронном виде (сообщаются заранее), QR-код.
Особое внимание уделите программируемым изменяемым сведениям: должности и ФИО кассира (кроме безналичного расчета через интернет, когда нет конкретного лица, а чек формируется автоматизированно)
Важно! При продаже маркированного товара необходимо указывать его код. Информация о продаже поступит в ОФД и систему учета и движения товаров Честный знак.
ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, патент, ЕСХН, ЕНВД), согласно пункту 17 статьи 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 г. могут не указывать наименование и количество товара (работы, услуги).
Список обязательных реквизитов может быть шире. В частности, платежный агент указывает размер своего вознаграждения. При проведении расчетов с организациями и ИП добавляются их данные: ИНН, наименование (ФИО). В зависимости от специфики операции потребуются сведения о стране происхождения товара, акцизе и номере таможенной декларации.
Что делать, если чек пробит ошибочно
В отличие от обычного кассового оборудования, онлайн-кассы оснащены фискальным накопителем для хранения информации. Его предназначение – ежедневная отправка в налоговый орган сведений о вырученных деньгах посредством оператора фискальных данных.
Если кассир допустил ошибку в чеке, обращаются к положениям Федерального закона №54 «О применении контрольно-кассовой техники».
Некорректная информация в кассовом чеке исправляется, если имеет место быть:
- Неточность, оказавшая влияние на возникновение недостачи.
- Ошибка кассира, которая привела к проведению лишних денег по онлайн кассе и он желает её устранить.
- Сбои в работе, повлекшие неисправности кассового оборудования.
Корректировка осуществляется, если кассиром пробит чек по онлайн кассе не на ту сумму или чек не выбит и продажа не учтена. Правильный кассовый документ оформляется в момент выявления расхождений.
Что делать, если неправильно пробит чек по онлайн-кассе
Основное отличие онлайн-касс состоит в наличии накопителя фискального типа, на ежедневной основе передающего в налоговую структуру через специальных операторов фискальных данных (ОФД) сведения о выручке, полученной организацией.
Использование онлайн-устройства обязательно для предприятий, работающих по общей или упрощенной системам налогообложения (ОСНО, УСН), а также реализующих подакцизную продукцию.
Подключение к обязательному использованию новшества иных категорий налогоплательщиков, включая ИП на ЕНВД и ПСН, предполагается поэтапно с середины текущего года (с 01.07.2018) и будущего года (с 01.07.2019). Исключение составляют организации и предприниматели, занятые видами деятельности, указанными в утвержденном региональными государственными органами перечне (ФЗ № 54, 22.05.2003).
Обязательной корректировке подлежат расчеты по онлайн-кассе в случаях возникновения ошибок, приведших к проведению по кассе лишних сумм или к возникновению недостачи денег.
Информирование налоговых структур о корректировках
Налогоплательщики обязаны осуществлять передачу в отделения ФНС информации и документов в электронном виде посредством кабинетов ККТ в соответствии с законодательством о применении контрольно-кассовой техники (ст. 5 ФЗ № 54).
Но законодательные нормы не содержат обязанности для пользователей ККТ по информированию налогового органа о выполненной самостоятельно корректировке фискальных данных. Все фискальные документы, включая корректировочные, подлежат передаче в налоговую структуру через специального оператора фискальных данных (ст. 1 ФЗ № 54). Таким способом налоговый орган аккумулирует информацию обо всех произведенных исправлениях по онлайн-кассе.
Внимание! Налогоплательщик освобождается от ответственности за нарушения в сфере использования ККТ (ФЗ № 290, 03.07.2016), если он добровольно уведомил ФНС об использовании ККТ, не соответствующей установленным требованиям, или о нарушении сроков и порядка регистрации/перерегистрации/применения ККТ, установленных ФЗ № 54. Одновременно с уведомлением налоговых органов организация должна предоставить подтверждение об устранении заявленного нарушения (до вынесения постановления об административном правонарушении).