Решение о командировании. Расчеты при перечислении командировочных
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Решение о командировании. Расчеты при перечислении командировочных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно п. 10 Положения N 749 при направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). До убытия в командировку сотрудник организации должен написать заявление о выплате ему аванса на командировочные расходы.
Расчет среднего заработка за время нахождения в командировке
В соответствии со ст. 167 ТК РФ за командированным работником сохраняется средний заработок.
Для справки. Расчет среднего заработка осуществляется исходя из Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Постановление N 922).
Согласно Постановлению N 922 расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число, в феврале — по 28-е (29-е) число (ст. 139 ТК РФ). Если работник не отработал 12 месяцев до дня командировки, тогда расчетный период будет начинаться с даты приема на работу.
При определении среднего заработка в расчет включаются зарплаты и все, что связано с оплатой труда (например, премии). Исключением являются те выплаты, которые были произведены по среднему заработку. Это командировочные, отпускные, пособия.
Что изменили в 2022 году
С 2022 года бухгалтеры проводят операции по-новому. К примеру, на подстатье КОСГУ 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» следует отражать выбытие денежных средств при недостаче, хищении, отзыве лицензии у банка. Провести операцию необходимо в день признания требования о возмещении ущерба или в день поступления денег в счет погашения долга.
С 01.01.2022 по КОСГУ 250 бюджетники разделяют операции текущего и капитального характера. Операции текущего характера учитывают по подстатьям 251, 252, 253. Операции капитального характера поводят по новым кодам:
- 254 — перечисление средств в другие бюджеты;
- 255 — перечисление средств наднациональным организациям, правительствам иностранных государств;
- 256 — перечисление средств международным государствам.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?
Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.
В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).
День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.
Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Применение КВР и КОСГУ в 2022 году для бюджетных учреждений
Кроме того, в 2022 году у учреждений не будет права выбора подстатьи КОСГУ для начисления НДС и налога на прибыль. В соответствии с положениями Порядка N 209н операции по начислению налогов, объектом налогообложения для которых являются доходы (прибыль) учреждения, по начислению НДС по доходам от произведенных продаж, выполненных работ, оказанных услуг относятся на подстатью 131 «Доходы от оказания платных услуг (работ) » КОСГУ.
В группах доходов также изменились названия и дополнили перечни. В основном новшества затронули только 100-ю аналитическую группу подвидов доходов. К примеру, название статьи 110 «Налоговые доходы» изменилось на «Налоговые доходы и таможенные платежи». Соответственно, кроме налоговых доходов, тут будут учитывать таможенные пошлины, сборы и иные платежи, предусмотренные таможенным законодательством.
Согласно требованиям Указаний N 65н расходы государственных (муниципальных) учреждений на предусмотренные законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и (или) муниципальными правовыми актами выплаты физическим лицам, привлекаемым учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, включая расходы на выплаты тренерам, спортсменам, учащимся, привлекаемым для участия в физкультурно-спортивных мероприятиях, отражаются по коду видов расходов 113 «Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий» (смотрите также письма Минфина России от 23.12.2022 N 02-05-11/77504, от 08.11.2022 N 02-05-10/65286, от 15.07.2022 N 02-05-10/41798).
Положения № 749[1], которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст.
11 ТК РФ).
Расходы на выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов 121 Фонд оплаты труда государственных (муниципальных) органов 211 Заработная плата 266 Социальные пособия и компенсации персоналу в денежной форме 122 Иные выплаты персоналу государственных
Изменения в порядке применения КОСГУ
В том случае, если медосмотр работников предусмотрено планом работы государственного (муниципального) учреждения, то средства на него выделяются по коду видов расходов 244. А КВР 112 применяется при компенсации трат сотрудникам, которые прошли данную процедуру самостоятельно.
Если организация заключила договор с учебным заведением, то оплата обучения работников в бухгалтерских отчетах проходит по КВР 244, но компенсацию проездных билетов записывается под КВР 112.
В Приказе №65н указано, что выплату выходного пособия по случаю увольнения работника, которое не связано с реорганизацией либо ликвидацией государственного (муниципального) учреждения, необходимо проводить по КВР 112. По такому же коду вида расходов выделяется и единовременное пособие работнику, который увольняется, если причина не связана с сокращением штата. В противных случаях используются КВР 111 или 133.
Согласно действующему законодательству, при увольнении работника ему должна быть выплачена зарплата за все отработанные, но еще не оплаченные дни, и компенсация за каждый неиспользованный отпуск. В Указаниях №65н Минфина сказано, что эти расходы должны проходить как КВР 111 «Фонд оплаты труда учреждений», который соответствует 211 «Заработная плата» КОСГУ.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
С 1 января 2020 года возмещение суточных сотрудникам учреждения должно отражаться по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Другие расходы в части возмещения командированным сотрудникам будут учитываться по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Расходы учреждений на выплаты физическим лицам, привлекаемым для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, начиная с 2020 года будут отражаться по КВР 113 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ.
Порядок применения КВР и статей (подстатей) КОСГУ при предоставлении гарантий командированным сотрудникам в натуральной форме (путем заключения договоров от имени учреждения) в 2020 году останется прежним.
Прежним останется и порядок отражения расходов в рамках заключенных учреждением договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках – применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
В 2020 году доходы от предоставления неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации учитывались по подстатье 128 КОСГУ. С 2020 года эта подстатья стала подстатьей 129 КОСГУ.
А подстатья 128 КОСГУ переименована. С 2020 года она называется «Доли в прибылях (убытках) объектов инвестирования» и на нее относятся операции, отражающие финансовый результат инвестиций в ассоциированные организации в виде прибыли (убытка), приходящейся (приходящегося) на долю публично-правового образования и (или) автономного учреждения в капитале указанной организации.
Для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете кассовых поступлений и (или) выбытий денежных средств (их эквивалентов) данная подстатья КОСГУ не применяется.
Что поменяется в КОСГУ с 21 ноября 2020 и в 2021 году
Рассмотрим случай, когда сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле с разрешения руководителя или организции. Расходы сотрудника на эксплуатацию автомобиля отнесите на КВР 112 (122, 134, 142) и КОСГУ 212 (например, затраты на бензин). При этом обязательно нужны оправдательные документы (счет, квитанции, кассовые чеки и т.п.)
Когда работник возвращается из командировки, то должен в течение 3-х дней отчитаться в бухгалтерии учреждения. Списание расходов по командировке зависит от того, какие цели были поставлены перед сотрудником:
Наряду с этим правила применения КВР в отношении расходов, связанных с командированием сотрудников, с 01.01.2020 не поменяются. Согласно Порядку № 132н расходы, связанные со служебными командировками, как и до указанной даты, будут производиться в отношении:
Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта), если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы
Все расходы должны быть подтверждены документально. Распределяя затраты по видам расходов, бухгалтера должны руководствоваться таблицей соответствия КВР и КОСГУ. Это касается всех учреждений, внебюджетных фондов и госорганов.
Рассмотрим случай, когда сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле с разрешения руководителя или организации. Расходы сотрудника на эксплуатацию автомобиля отнесите на КВР 112 (122, 134, 142) и КОСГУ 212 (например, затраты на бензин). При этом обязательно нужны оправдательные документы (счет, квитанции, кассовые чеки и т.п.).
С 1 января 2020 года финансовое ведомство планирует внедрение принципиально новой Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Причем порядок применения КОСГУ, подлежащий применению с 01.01.2020, уже утвержден отдельным приказом Минфина от 29.11.2020 N 209н. Из Указаний 65н соответствующие положения планируют исключить.
4. Для отражения на балансе стоимости учтенных на забалансовом счете 01 лицензий и других неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности. В частности, код 352 «Увеличение неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с неопределенным сроком использования»
Аналогично не могут облагаться НДФЛ расходы по входящим в стоимость проживания (в отеле) стирке, чистке, починке и глажке одежды, обуви и белья. Сюда же относятся все сборы, уплачиваемые при получении разрешения на въезд куда-либо по маршруту следования. Но, все это, конечно же, при наличии подтверждающих документов.
Следовательно, исходя из того, что предварительно для 2020 года, так как минимальная зарплата установлена в размере 4173,00 грн., суточные тогда будут равны 417,30 грн. Хотя, конечно же, если в бюджете на следующий год примут другую цифру, придется считать уже по ней.
Особенности направления работников в командировку.
Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):
- сохранить за работником место работы (должность);
- выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
- в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
- возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.
Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей).Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).
Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:
- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
- работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
- работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):
- на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
- на работников, имеющих детей-инвалидов;
- на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Нормы возмещения командировочных расходов.
Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).
Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729. Приведем их:
|
Вид расходов |
Нормы возмещения командировочных расходов* |
|
|---|---|---|
|
При наличии подтверждающих документов |
При отсутствии подтверждающих документов |
|
|
Оплата проезда |
Не выше стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; б) водным транспортом – в каюте в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса; г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси) |
В размере минимальной стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; б) водным транспортом – в каюте в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа |
|
Суточные выплаты |
100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке |
|
|
Оплата найма жилого помещения |
Не более 550 руб. в сутки |
12 руб. в сутки |
* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.
На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).
Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:
Норма затрат = количество дней × лимит в день.
Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).
Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:
- суточные — 200 рублей в сутки;
- проживание — 700 рублей в сутки;
- проезд по факту.
Согласно Письму Минфина России N 03-03-06/1/545 в том случае, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), расходы в виде оплаты проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы сотруднику не возмещаются. В этом же Письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Расчет среднего заработка за время нахождения в командировке
В соответствии со ст. 167 ТК РФ за командированным работником сохраняется средний заработок.
Для справки. Расчет среднего заработка осуществляется исходя из Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Постановление N 922).
Согласно Постановлению N 922 расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число, в феврале — по 28-е (29-е) число (ст. 139 ТК РФ). Если работник не отработал 12 месяцев до дня командировки, тогда расчетный период будет начинаться с даты приема на работу.
При определении среднего заработка в расчет включаются зарплаты и все, что связано с оплатой труда (например, премии). Исключением являются те выплаты, которые были произведены по среднему заработку. Это командировочные, отпускные, пособия.