Как правильно заполнить счёт-фактуру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

На первый взгляд, раз уж НДС надо начислять при реализации товаров, работ, услуг, он ничем не отличается от налога с продаж (с оборота). Но если мы вернемся к его полному названию – «налог на добавленную стоимость», то становится понятным, что облагаться им должна не вся сумма реализации, а только добавленная стоимость. Добавленная стоимость – это разница между стоимостью проданного товара, работ, услуг и расходами на приобретение материалов, сырья, товаров, других ресурсов, затраченных на них.

Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение

Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.

В начале находится стандартная информация:

• номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
• день-месяц-год его заполнения,
• ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
• реквизиты сторон.

Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.

• В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.

Порядок заполнения по строкам

Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:

• Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.

• Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.

• Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».

• Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.

• Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.

• Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.

• Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.

• Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.

• Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

  В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.

• Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.

• Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.

• РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.

  В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.

Корректировка счета-фактуры

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

У этой операции есть ряд требований:

1. Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Нужно проставить дату исправления.
4. Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

Неверный ИНН в счете-фактуре

Неверное указание ИНН в счете-фактуре не влечет налоговых последствий для продавца. Но покупателю могут отказать в вычете, поскольку это обязательный показатель и по нему налоговый орган идентифицирует продавца и покупателя (п. 2, пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1, пп. 3 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Однако в конкретной ситуации суд может встать на сторону покупателя.

Так, например, АС Западно-Сибирского округа посчитал, что ошибка в ИНН не препятствует определению суммы НДС и идентификации контрагента по сделке (см. Постановление АС Западно-Сибирского округа от 18.07.2017 N Ф04-2386/2017).

Тем не менее рекомендуем внимательно проверять заполнение таких сведений в счете-фактуре, а при обнаружении ошибок — просить продавца внести исправления. Ведь такая ошибка может привести к спору с налоговым органом.

Закрывающие документы для ИП без НДС

При осуществлении сделок требуется учитывать наличие и правильность заполнения закрывающих документов. В данном случае обязательно представление квитанций и платежных бумаг, а также выписок.

Помимо этого, требуются бумаги, в которых каждой из сторон подтверждается факт завершения сделки при выполнении обязательств по договору. Чтобы у контрагентов не было вопросов по особенностям выполнения операций, все условия нужно подробно расписать в договоре. Индивидуальным предпринимателям и компаниям, работающим без НДС или с налогом, нужно указать, какие документы требуются, чтобы соглашение оказалось выполненным.

Подтверждение завершения сделки должно быть оформлено в письменном виде. В любом предприятии требуется строгий учет операций. При перечислении средств за товары или услугу нужен документ о получении. Для разных сделок предусмотрены разные виды контрактов.

Документом, который закрывает договор поставки продукции или сырья, считается накладная. Юридической силой обладает только оригинал документации. При реализации продукции поставщик должен написать накладную в двух экземплярах. Необходимо наличие следующих реквизитов – названия и номера, данных поставщика, информации о товаре и количестве, цене, требуются подписи ответственных лиц.

Если предметом договора являются работы, основным документом для закрытия контракта будет акт. Требуется только оригинал. Бланк подтверждает отсутствие замечаний у покупателя. Унифицированной формы документа нет, но требуется внести ряд обязательных данных: название и номер документа, дату оформления, кто исполнитель и заказчик, какие работы были проведены и в каком объеме. Должны стоять подписи ответственных лиц.

Отсутствие данных документов становится причиной доначисления налогов. Чтобы избежать негативных последствий, требуется оформлять все бумаги своевременно.

Указание в документах «без НДС» означает, что в сумму продажи не включен налог. Организации, делающие такую пометку, не платят налог или временно освобождены от его уплаты.

От уплаты НДС освобождены фирмы на спецрежимах — УСН, ЕСХН, ЕНДВ, ПСН и компании, совмещающие несколько режимов (об уплате НДС на упрощенке мы писали здесь). Спецрежимы удобны тем, что заменяют ряд налогов, в том числе НДС.

Компании и ИП на ОСН тоже могут продавать товары и оказывать услуги без налога, если соблюдают лимит выручки за квартал и не производят подакцизные товары. Выручка, полученная за 3 последовательных месяца, должны быть не больше 2 млн. рублей. Превысив лимит, налогоплательщик утратит возможность не уплачивать налог.

Об уплате «ввозного» НДС

Порядок взимания косвенных налогов при экспорте и импорте товаров в ЕАЭС регламентируется положениями Протокола о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг (приложение 18 к Договору о ЕАЭС от 29.05.2014).

Согласно п. 19 Протокола при импорте на территорию одного государства – члена ЕАЭС с территории другого государства – члена ЕАЭС НДС уплачивается не позднее 20-го числа:

• месяца, следующего за месяцем принятия на учет импортированных товаров;

• срока платежа по договору (контракту) лизинга.

Корректировочный счёт-фактура

Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:

• В графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют.
• Показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в.
• Добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.

Что изменилось в корректировочном счёте-фактуре (УКД)

Корректировочный счёт-фактура (УКД) применяется, если изменилась стоимость в уже выставленном ранее счёте-фактуре. Поэтому изменения его идентичны изменениям формы отгрузочного СФ.

Корректировочный счёт-фактура в 2021 году дополнен следующими графами:

• графа 1 — для указания № п/п из записи отгруженных товаров из корректируемого СФ. К примеру, если исправляются показатели строки 5 СФ, оформленного при отгрузке, то в графе 1 корректировочной версии СФ будет фигурировать значение «5». Наименования товаров, по которым производится исправление, перемещены в графу 1а, показатели, связанные с изменением стоимости поставок – в графу 1б, а коды видов товаров – в графу 1в;

• графы 10 и 10а, в которых отражается информация (код и название) о стране-производителе ввозимого товара, указанного в тех же графах отгрузочного СФ;

• графы 11, в которой фигурирует регистрационный номер декларации на товары или РНПТ. Эти данные аналогичны данным графы 11 отгрузочного СФ;

• графы 12 и 12а — для фиксации единиц измерения прослеживаемых товаров из аналогичных граф корректируемого СФ;

• графы 13 — для указания объёма отслеживаемого товара.

Отличия СФ, если налогообложения на продукцию нет

Счёт-фактура без НДС оформляется на том же бланке и по тем же правилам, что и счёт-фактура с НДС. Единственное отличие в том, что в графах 7 и 8, где указывается ставка и сумма налога, должно быть записано “Без НДС”.
Если вся отгружаемая продукция освобождена от уплаты налога, при оформлении СФ во всех строках, в которых перечислены наименования, в графах 7 и 8 нужно указать “Без НДС”. Такая же запись делается в строке “Всего к оплате” в графе 8. Если в реализуемой партии одна часть продукции облагается НДС, другая не подлежит налогообложению, запись “Без НДС” вносится только напротив соответствующих наименований.

В строках, где перечислены облагаемые налогом товары, указывается размер ставки и сумма НДС. В поле “Всего к оплате” в графе 8 вносится итоговая сумма налога, включающая только налогооблагаемые наименования. Счет-фактуры на поступившие авансы оформляются с соблюдением этих же правил.

Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии

Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.

Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:

• грузоотправитель;
• получатель груза;
• объем товара или получаемых услуг;
• единицы, в которых будет все измеряться.

Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.

Счет-фактура без погрешностей: откуда ждать неприятностей?

Случается, что по просьбе партнера вы выставили счет-фактуру с указанием в графе 7 «Без НДС». Все остальные строки и графы тоже заполнены без погрешностей в соответствии с требованиями налогового законодательства. А потом у вас начались мелкие и крупные неприятности с налоговиками.

Это случается, когда ваш партнер при оформлении платежного поручения на перечисление ему денег укажет в графе «Назначение платежа» фразу «В том числе НДС». Что делать, если такая погрешность случилась? Первым, кто может заметить эту ошибку, будете вы сами. Не стоит дожидаться реакции налоговиков, а именно когда они:

• потребуют объяснений (п. 3 ст. 88 НК РФ);
• вызовут в инспекцию (подп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ);
• заблокируют счет (п. 3 ст. 76 НК РФ);
• выставят требование об уплате пени и штрафа (ст. 75, 122 НК РФ) или спишут указанный в платежном поручении налог по инкассо.

Чтобы избежать возможных проблем, как можно скорее уведомите своего партнера об ошибке и попросите его связаться с банком для исправления ошибочной формулировки в назначении платежа.

Особенности счета-фактуры при расчётах ндс

Формы выписок указанных документов не регламентированы законодателями.Передать обозначенные документы можно путем личного посещения налоговой службы. Также можно передать документацию через Почту России, оформив заказное письмо с описью и уведомлением о вручении. Если все перечисленные действия и условия налогоплательщиком соблюдены, то он может пользоваться правом освобождения от налога на протяжении 1 года (или до того момента, когда условия будут нарушены). На протяжении всего этого периода сохраняется обязанность выставлять клиентам счета-фактуры без НДС. Если по окончании года компания по-прежнему может воспользоваться освобождением от НДС, то нужно опять сообщить о своем праве налоговому органу – не позднее двадцатого числа следующего месяца. Перечень документов аналогичен первичному уведомлению.

Отличия СФ, если налогообложения на продукцию нет

Для создания документа используется форма, утверждённая постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, с изменениями от 19.08.2017 № 981, которые начали действовать с 01.10.2017.

Счёт-фактура без НДС оформляется на том же бланке и по тем же правилам, что и счёт-фактура с НДС. Единственное отличие в том, что в графах 7 и 8, где указывается ставка и сумма налога, должно быть записано «Без НДС».

Если вся отгружаемая продукция освобождена от уплаты налога, при оформлении СФ во всех строках, в которых перечислены наименования, в графах 7 и 8 нужно указать «Без НДС». Такая же запись делается в строке «Всего к оплате» в графе 8. Если в реализуемой партии одна часть продукции облагается НДС, другая не подлежит налогообложению, запись «Без НДС» вносится только напротив соответствующих наименований.

В строках, где перечислены облагаемые налогом товары, указывается размер ставки и сумма НДС. В поле «Всего к оплате» в графе 8 вносится итоговая сумма налога, включающая только налогооблагаемые наименования. Счет-фактуры на поступившие авансы оформляются с соблюдением этих же правил.

Подробнее о том, что такое счёт-фактура и когда используется, читайте в нашей статье.

Как заполнить счет фактуру без НДС

Счет-фактура без НДС 2019-2020 годов заполняется по тем же правилам, которые установлены для оформления обычных счетов-фактур, содержащих НДС. Правила эти содержатся в разделе 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и с 01.10.2017 в значительной мере обновлены.

Порядок оформления заголовочной части счета-фактуры без НДС не имеет особых отличий от обычного. Единственное различие состоит в том, что в графах основной таблицы, предназначенных для указания ставки налога и его суммы, рассчитанной по этой ставке, в счете-фактуре, составляемом без НДС, делается запись «Без НДС» (подп. «ж» и «з» п. 2 раздела 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Причем запись может быть проставлена любым способом — на компьютере, от руки, при помощи штампа.

Как учитывать НДС организации, которая получила освобождение от уплаты этого налога

Компания, получившая освобождение от уплаты НДС, должна тем не менее выставлять покупателям (заказчикам) счета-фактуры. В данных счетах-фактурах следует сделать надпись или поставить штамп «Без налога (НДС)» (п. 5 ст. 168 НК РФ).

НДС, предъявленный поставщиками (исполнителями), следует учитывать в стоимости приобретенных товаров, работ и услуг (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ). Принимать к вычету входной налог нельзя, а значит, и книгу покупок организация вправе не вести (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ, письмо ФНС России от 29.04.2013 № ЕД-4-3/7895).

В связи с этим входной налог, принятый к вычету до получения освобождения, может потребоваться восстановить. Дело в том, что получив освобождение, компания будет использовать это имущество для ведения деятельности, необлагаемой НДС. Так, восстановить НДС придется по (п. 8 ст. 145 НК РФ):

• материалам, не переданным в производство;
• нереализованным товаром;
• недоамортизированным основным средствам и нематериальным активам.

Похожие записи:

• Маткапитал в 2023 году: размер и условия выплаты
• Повышение пенсии инвалидам 1, 2 и 3 группы и индексация ЕДВ в 2023 году
• Что делать, если потерял справку МСЭ и ИПРа