Собираетесь в командировку? Рассказываем о правилах, гарантиях и компенсациях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Собираетесь в командировку? Рассказываем о правилах, гарантиях и компенсациях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Как подтвердить расходы в командировке

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Учет командировочных расходов: проводки

Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
• Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.

При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:

• Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
• Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
• Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
• Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.

Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:

• Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
• Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.

Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
• Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:

• Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
• Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
• Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

Какие документы подтвердят командировочные расходы в НУ

Налогоплательщик обратился в Минфин с просьбой разъяснить вопрос о документальном подтверждении расходов на командировки при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина от 27.09.2019 N 03-03-06/1/74457). Чиновники не стали повторяться и сослались на одно из своих ранних писем, в котором уже изложена их позиция по этому вопросу — Письмо Минфина от 18.12.2017 N 03-03-Р3/84409.

Итак, расходы на авиаперелет командировочного сотрудника (если билет приобретен в электронной форме) для целей НУ можно подтвердить:

• маршрут-квитанцией электронного авиабилета и посадочным талоном, содержащим штамп о досмотре;
• при отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне — справкой авиаперевозчика (или его представителя), в которой есть нужная для подтверждения полета информация;
• если нет вышеуказанных документов — иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

В то же время в налоговом законодательстве не закреплено конкретного списка документов, которые бы являлись основанием для признания расходов при расчете налога на прибыль.

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

Какие документы должна выдать гостиница для подтверждения проживания в командировке для отчета

Помимо того, возможна ситуация, когда работодатель готов оплачивать своим сотрудникам номера в комфортабельном отеле, а самого работника вполне устраивает гостиница эконом-класса. Гостиничный чек можно оформить на подобное дорогостоящее заведение, а разницу в тратах потратить на различные личные нужды.

Услуги изготовления гостиничных чеков представляются специализированными компаниями, поэтому ответом на вопрос, где сделать чеки из гостиницы, зачастую становятся именно они. Помимо попытки экономии, подобные услуги могут быть весьма кстати при утере необходимых для отчета финансовых документов. В оформляемых подобным образом бланках будет указан весь перечень обязательных реквизитов, документация будет иметь необходимые подписи ответственных лиц, подтверждение оригинальной печатью, а также сопровождаться фискальным кассовым чеком.

Гостиничные документы для командировочных

И по приезду домой в родные стены своей компании или организации очень скрупулезно и волнительным моментом будет подтверждение проживание в гостинице или отеле, для возврата своих кровных. Чтобы бухгалтера вашей «конторы» спали спокойно и нервы ваши были целы, советую подготовиться к отчету основательно.

Для начала ,еще перед отъездом в командировочный город, советую обзавестись Доверенностью и справкой-требованием из бухгалтерии о выдаче вам на руки счет фактуры или справки работы по УСН. Будьте внимательны , лучше проверить все на месте, чем потом доказывать свою правоту.

Доверенность должна быть составлена на ваше имя (без ошибок и описок), обязательно включать в себя

• Полное название предприятия. • Юр.адрес (обязательно индекс, город, улица, дом). • ИНН и КПП компании. Ну, теперь в путь. При регистрации или оформлении в гостинице вам должны выдать квитанцию или заключенный с вами договор ,с точными данными : • Наименование гостиницы; • ФИО гостя, следовательно, Вас; • Номер комнаты или койко-места в номере (краткое описание «люкс, полулюкс, эконом, койко-место) • стоимость номера или койко- места в нем;

Естественно все без ошибок и описок. А на выезде не забудьте получить:

1.Кассовый чек. 2. Счет, обязательно с живой печатью отеля. 3. Счет фактуру. Это при условии, что вы проживали в гостинице, работающей с НДС. При работе гостиницы по Упрощенной Системе Налогообложения (без НДС), то нужно предоставить справку, о подтверждении работы по УСН (по требованию бухгалтерии, и при наличии доверенности, которые вы привезли с собой).

Также вы можете подтвердить свое проживание в гостинице • актом выполнения работ • договором на оказание услуг • прайс листом цен на услуги отеля

Если гостиница не имеет кассового аппарата , то вместо чека вам должны выдать бланк строгой отчетности с обязательными реквизитами :

• адрес действующего исполнительного органа юр. лица, • шестизначный номер и серия документа, • ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ.

Иностранные компании выдают документы: INVOICE или “PRO-FORMA-INVOICE”, на русском это тот же СЧЕТ. А акты выполненных работ – по запросу (доверенность) без ограничений. Обязательно обзаведитесь этим актом, чтоб потом Валютный контроль банка, который и требует этот Акт (ссылаясь на валютное законодательство) т. к. счёт для них не является документом, к вам не «прицепился».

Для отчета о командировочных средствах сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию следующие документы:

1.Кассовый чек или бланк строгой отчетности. 2. Счет, подтвержденный печатью гостиницы. 3. Счет фактуру (если работают с НДС) или справку, о подтверждении работы по УСН 4. акт выполненных работ (если иностранный отель) или по желанию 5. прайс лист цен на услуги отеля (необязательно) 6. договор на оказание услуг (по возможности).

В случае если бухгалтерия сделает запрос о подтверждении проживания в гостинице, то отель обязан предоставить его. А запрашивать бухгалтера любят по разному: но чаще всего это телефонный звонок , Для проверки подлинности документов, бухгалтер звонит в отель по номеру , который указан на счете. А регистратор проверяет , достоверность информации, и сообщает ему, где и когда сотрудник останавливался.

Отчетные документы при заказе услуг работодателем

В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.

Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.

Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.

Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.

Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.

Во время командировки возможно проживание в гостинице или квартире. Посуточно арендовать квартиру можно как через агентство недвижимости, так и у частных лиц.

При любом варианте проживания отнеситесь внимательно к отчетным документам, чтобы не возникло затруднений при получении компенсации расходов за посуточное проживание.

Запросите у арендодателя все отчетные документы, подтверждающие ваши расходы на аренду квартиры. Если отчетный пакет по расходам на проживание будет неполным, бухгалтер не сможет оплатить ваши затраты.

Гостиница – самый простой с точки зрения отчетности вариант: для бухгалтерии будет достаточно счета из гостиницы и чека о его оплате. Чтобы подтвердить расходы на посуточное проживание в квартире, потребуется больший пакет документов.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Похожие записи:

• Сколько получают российские контрактники в Сирии и других горячих точках
• Образец ходатайства о снятии судимости
• Что делать, если приставы сняли все деньги